Stavanger kommune har gjort over 2000 innkjøp – og oppdaget at prisforskjellene var på 42%
Hvert innkjøp startet med en e-post. Ingen standard, lite sporbarhet, og ingen garanti for at kommunen fikk riktig pris. Slik så virkeligheten ut – inntil de digitaliserte hele prosessen med Really!
60 mill.
kr tjenester kjøpt via plattformen
12 mill.
kr dokumenterte unngåtte kostnader
42%
vanligste prisforskjell mellom tilbud
<1 dag
tid fra forespørsel til tilbud
"Det føles intuitivt fra start til slutt. Det hjelper meg å holde meg innenfor både lovverk, interne krav og spesifikke kontrakter uten at jeg trenger å sette meg inn i det på hvert nytt prosjekt. Det gjør jobben min mye tryggere og mer effektiv."
Ørjan Vistnes – Eiendomsforvalter, Stavanger kommune
Litt om Stavanger kommune.
Stavanger kommunes eiendomsavdeling (BMU Eiendom) har ansvar for forvaltning av næringseiendom og rundt 500 tjenesteleverandører innen eiendomsdrift. Med et samlet årlig innkjøpsvolum knyttet til eiendom på over 1 mrd. kroner og mange bestillere involvert på tvers av eiendommer og fag, var behovet for struktur, sporbarhet og kontroll stort.
I 2025 tok kommunen steget og digitaliserte innkjøpsprosessen med Really!.
Manuelle rutiner, ingen oversikt
Innkjøp ble håndtert via e-post og telefon – og noen ganger ble oppgaver avklart muntlig uten noen form for dokumentasjon. Det fantes ingen standardisert mal og ingen samlet oversikt over hvem som fikk hva, til hvilken pris, eller hvilke leverandører som var tilgjengelige i hvilke soner.
"Før i tiden var det mye manuelle prosesser. Vi brukte mye e-postforespørsler, og noen ganger ble det avklart muntlig. Det gjorde at det ikke var full sporbarhet på forespørslene våre… Vi manglet informasjon om rammeavtalene våre, hvem vi kan bruke, når og i hvilken sone de ulike leverandørene er tilgjengelige – det hadde vi ikke særlig god kontroll på."
Salih Baran Systemansvarlig, Stavanger kommuneI tillegg var mange av leverandørene små aktører uten egen administrasjon, og det var skepsis til digitalisering blant en del driftsfolk. Det strenge regelverket for offentlige anskaffelser (LOA/FOA) la ytterligere press på prosessen: det var vanskelig å dokumentere at beslutninger var forsvarlige og sikre likebehandling av leverandørene.
Resultatet var at kommunen aldri visste om de betalte markedspris, og at kommunen manglet prosesser for å dokumentere etterlevelse av regelverk for anskaffelser.
En helintegrert digital flyt fra start til slutt
Really! ble implementert som gjennomføringsplattform for avrop på rammeavtaler – integrert direkte mot kommunens eksisterende FDV-systemer. Det betyr at bestillerne ikke trenger å bytte system: forespørsler sendes fra det verktøyet de allerede bruker, og alt loggføres automatisk med fullt revisjonsspor. For en organisasjon med mange bestillere på tvers av fagområder er dette avgjørende – systemet tilpasser seg arbeidsflyten, ikke omvendt.
Integrert mot eksisterende systemer – ingen systembytte nødvendig
For Stavanger kommune betød dette en direkte kobling mot kommunens FDV-systemer, slik at bestillerne jobber i det verktøyet de allerede kjenner. Forespørsler sendes derfra, tilbud kommer inn i Really!, og alt protokolleres automatisk.
👉 Nøkkelen til suksess var ledelsesforankring. Ledergruppen for tekniske tjenester ble involvert tidlig, og det ble jobbet aktivt med holdningsendring internt – særlig blant driftsfolk som var skeptiske til digitalisering.
Før Really!
E-post til én kjent leverandør
Ingen sammenligning av priser
Ingen dokumentasjon på valget
Vanskelig å sikre likebehandling
Krevende etterlevelse av LOA/FOA
Med Really!
Forespørsel til flere leverandører samtidig
Tilbud sammenlignes automatisk
Fullt revisjonsspor og begrunnelse
Likebehandling dokumentert
Regeletterlevelse sikret automatisk
Kartlegging og tilpasning
Behovene ble kartlagt i samarbeid med kommunen, og plattformen ble konfigurert med maler og en arbeidsflyt tilpasset kommunens rammeavtaler og regelverk. Oppstarten skjedde med tømrertjenester, med en plan om gradvis utrulling til alle rammeavtalene.
Opplæring og innføring
Bestillere ble opplært i plattformen, og statusmøter ble holdt hver tredje uke for å sikre fremdrift, fange opp forbedringsbehov og forankre endringer på tvers av fagområder. Særlig viktig var det å få driftsfolk med på laget.
Digital konkurranse på hvert avrop
Forespørsler sendes digitalt via FDVU-integrasjon direkte fra kommunens eksisterende system. Leverandørene mottar forespørselen, svarer med tilbud i plattformen og tildelinger protokolleres med fullt revisjonsspor. Dette gir kommunen bedre kontroll og oversikt over anbudsprosessene samt betydelig bedre kommunikasjon med leverandørene. AI-støttet tilbudssammenligning gjør det enkelt å se forskjeller i pris, omfang og forutsetninger på tvers av alle innkomne tilbud.
Løpende styring og forbedring
Kommunen har nå en sanntidsoversikt over alle innkjøp, budsjett og avtaleetterlevelse på tvers av eiendommer og fagområder.
Plattformen bruker AI til å hjelpe bestillerne med presise oppdragsbeskrivelser og automatisk tilbudssammenligning – slik at kvaliteten på beslutningene øker og risikoen for feil reduseres.
Tallene taler for seg
Etter bare noen måneder i drift er effektene tydelige. Over 2000 forespørsler er gjennomført i Really! på tvers av ulike anskaffelsestyper, og kommunen har dokumentert konkrete unngåtte kostnader på om lag 12 millioner kroner – ved å velge rimeligere tilbud i konkurranser.
I saker med flere tilbud er medianprisforskjellen mellom høyeste og laveste tilbud 42%, og laveste tilbud velges i 80% av konkurransene. Den typiske besparelsen, målt mot midtpunktet mellom det høyeste og laveste tilbudet, ligger på 17-20%. Omtrent 75% av tildelingene er under 50 000 kr, men også i disse sakene er prisforskjellene betydelige, og mange små gevinster akkumulerer til store summer.
I tillegg rapporterer bestillere om mindre friksjon, færre e-poster og raskere evaluering og tildeling. Dette gir økt kapasitet og mulighet til å håndtere flere oppdrag med samme ressursbruk.
40 mill. kr eller mer
forventet besparelse de første 3 årene
"Den største endringen er at vi nå bare bestiller tjenesten og ikke trenger å ha et forhold til hvilke leverandører som ligger i bakgrunnen. Man trenger ikke slå opp rammeavtaler, og man trenger ikke følge med på omsetning. I dag går dette automatisk. Når vi forvalter fellesskapets midler, har vi et ansvar. Da er det viktig å kunne dokumentere prosessene og vise til hvorfor vi tar de valgene vi gjør. Det gir transparens, kontroll og trygghet i forvaltningen."
Salih Baran Systemansvarlig, Stavanger kommuneSlik utviklet det seg
Bare begynnelsen
Stavanger kommune er nå oppe i 6 håndtverksfag og er i full gang med å rulle ut løsningen til resten av rammeavtalene for eiendomsdrift.
I sum gir det reduserte kostnader, færre manuelle rutiner og mer tilfredse leverandører.
Les også
Propcap
Sparte 1,3 mill. kr på bare 10 konkurranser – og reduserte administrasjonstiden med 40%.
1,3 mill.
kr spart
40%
mindre admintid
16%
billigere