Stavanger kommune kjørte 1 300 innkjøp – og oppdaget at prisforskjellene var på 45%
Hvert innkjøp startet med en e-post. Ingen standard, lite sporbarhet, og ingen garanti for at kommunen fikk riktig pris. Slik så virkeligheten ut – inntil de digitaliserte hele prosessen med Really!
30 mill.
kr kjørt via plattformen
~5 mill.
kr allerede spart
45%
median prisforskjell
<1 dag
til tilbud i retur
Hvem er Stavanger kommune?
Stavanger kommune (BMU Eiendom) er kommunens eiendomsavdeling, med ansvar for forvaltning av næringseiendom og rundt 500 tjenesteleverandører innen eiendomsdrift. Med et samlet rammeavtalevolum på 750 millioner kroner og mange bestillere involvert på tvers av eiendommer og fag, var behovet for struktur, sporbarhet og kontroll stort.
Kommunen var også midt i en total omlegging av sine økonomisystemer for å bli oppgavestyrt og ønsket en tett integrasjon mellom økonomi- og FDV-systemene. I 2025 tok de steget og digitaliserte innkjøpsprosessen med Really!.
Manuelle rutiner, ingen oversikt
Innkjøp ble håndtert via e-post og telefon – og noen ganger ble oppgaver avklart muntlig uten noen form for dokumentasjon. Det fantes ingen standardisert mal og ingen samlet oversikt over hvem som fikk hva, til hvilken pris, eller hvilke leverandører som var tilgjengelige i hvilke soner.
"Før i tiden var det mye manuelle prosesser. Vi brukte mye e-postforespørsler, og noen ganger ble det avklart muntlig. Det gjorde at det var full sporbarhet på forespørslene våre… vi manglet informasjon om rammeavtalene våre, hvem vi kan bruke, når og i hvilken sone de ulike leverandørene er tilgjengelige – det hadde vi ikke særlig god kontroll på."
Salih Baran Systemansvarlig, Stavanger kommuneI tillegg var mange av leverandørene små aktører uten egen administrasjon, og det var skepsis til digitalisering blant en del driftsfolk. Det strenge regelverket for offentlige anskaffelser (LOA/FOA) la ytterligere press på prosessen: det var vanskelig å dokumentere at beslutninger var forsvarlige og sikre likebehandling av leverandørene.
En helintegrert digital flyt fra start til slutt
Really! ble implementert som gjennomføringsplattform for avrop på rammeavtaler – integrert direkte mot kommunens eksisterende økonomi- og FDV-systemer. Det betyr at bestillerne ikke trenger å bytte system: forespørsler sendes fra det verktøyet de allerede bruker, og alt loggføres automatisk med fullt revisjonsspor.
Nøkkelen til suksess var ledelsesforankring. Ledergruppen for tekniske tjenester ble involvert tidlig, og det ble jobbet aktivt med holdningsendring internt – særlig blant driftsfolk som var skeptiske til digitalisering.
Før Really!
E-post til én kjent leverandør
Ingen sammenligning av priser
Ingen dokumentasjon på valget
Vanskelig å sikre likebehandling
Krevende etterlevelse av LOA/FOA
Med Really!
Forespørsel til flere leverandører samtidig
Tilbud sammenlignes automatisk
Fullt revisjonsspor og begrunnelse
Likebehandling dokumentert
Regeletterlevelse sikret automatisk
Kartlegging og tilpasning
Behovene ble kartlagt i samarbeid med kommunen, og plattformen ble konfigurert med maler og en arbeidsflyt tilpasset kommunens rammeavtaler og regelverk. Oppstarten skjedde med tømrertjenester, med en plan om gradvis utrulling til alle rammeavtalene.
Opplæring og innføring
Bestillere ble opplært i plattformen, og statusmøter ble holdt hver tredje uke for å sikre fremdrift, fange opp forbedringsbehov og forankre endringer på tvers av fagområder. Særlig viktig var det å få driftsfolk med på laget.
Digital konkurranse på hvert avrop
Forespørsler sendes digitalt via FDVU-integrasjon direkte fra kommunens eksisterende system. Leverandørene mottar forespørselen, svarer med tilbud i plattformen og tildelinger protokolleres med fullt revisjonsspor. Dette gir kommunen bedre kontroll og oversikt over anbudsprosessene samt betydelig bedre kommunikasjon med leverandørene.
Løpende styring og forbedring
Kommunen har nå en sanntidsoversikt over alle innkjøp, budsjett og avtaleetterlevelse på tvers av eiendommer og fagområder. Plattformen er klargjort for AI-støtte – bl.a. for oppdragsbeskrivelse og tilbudssammenligning – som neste modenhetstrinn.
"Det føles intuitivt fra start til slutt. Det hjelper meg å holde meg innenfor både lovverk, interne krav og spesifikke kontrakter uten at jeg trenger å sette meg inn i det på hvert nytt prosjekt. Det gjør jobben min mye tryggere og mer effektiv."
Ørjan Vistnes Eiendomsforvalter, Stavanger kommuneTallene taler for seg
Etter bare noen måneder i drift er effektene tydelige. Over 1 300 innkjøp er gjennomført, og kommunen har dokumentert konkrete besparelser på om lag 5 millioner kroner – ved å velge rimeligere tilbud i konkurranser.
I saker med flere tilbud er medianprisforskjellen mellom høyeste og laveste tilbud 45%, og laveste tilbud er valgt i 78% av konkurransene. Den typiske besparelsen, målt mot midtpunktet mellom det høyeste og laveste tilbudet, ligger på 17-20%. Omtrent 75% av tildelingene er under 50 000 kr, men også i disse sakene er prisforskjellene betydelige, og mange små gevinster akkumulerer til store summer.
I tillegg rapporterer bestillere om mindre friksjon, færre e-poster og raskere evaluering og tildeling. Dette gir økt kapasitet og mulighet til å håndtere flere oppdrag med samme ressursbruk.
30-75 mill. kr
estimert total besparelse over rammeavtalenes levetid.
"Den største endringen er at vi nå bare bestiller tjenesten og ikke trenger å ha et forhold til hvilke leverandører som ligger i bakgrunnen. Man trenger ikke slå opp rammeavtaler, og man trenger ikke følge med på omsetning. I dag går dette automatisk. Når vi forvalter fellesskapets midler, har vi et ansvar. Da er det viktig å kunne dokumentere prosessene og vise til hvorfor vi tar de valgene vi gjør. Det gir transparens, kontroll og trygghet i forvaltningen."
Salih Baran Systemansvarlig, Stavanger kommuneSlik utviklet det seg
Oppstart 2025
Plattformen går live
Really! rulles ut for tømrertjenester. Bestillere opplæres og de første avropene sendes digitalt.
Første måneder
Innkjøpene tar form
Konkurranser gjennomføres, og tilbud innhentes og sammenlignes digitalt. Prosessen begynner å gå av seg selv.
Over 1 300 innkjøp gjennomført
Etter noen måneder
Besparelsene dokumenteres
30 mill. kr kjørt via plattformen. Kommunen kan for første gang dokumentere hva konkurranse faktisk gir.
~5 mill. kr dokumentert spart
I dag
Utrulling til alle fag
Fra tømrertjenester til 11 håndtverksfag – og stadig voksende. Jo bredere plattformen brukes, jo større blir effekten.
Estimert 30–75 mill. kr i besparelser over levetiden
Bare begynnelsen
Plattformen er allerede integrert mot kommunens FDVU- og økonomisystemer og er klargjort for AI-støtte som neste trinn. Stavanger kommune er nå oppe i 11 håndtverksfag og er i full gang med å rulle ut løsningen til resten av rammeavtalene for eiendomsdrift.
I sum gir det reduserte kostnader, færre manuelle rutiner og mer tilfredse leverandører.