Sameiet Inndalsveien reviderte 10 serviceavtaler på 2 uker – fikk full kontroll og kuttet årlige driftskostnader med 13%
Serviceavtaler i sameier har en tendens til å bli liggende for lenge. Ikke fordi styret mangler kompetanse, men fordi styrearbeid er frivillig og sammensatt – og serviceavtaler er bare én av mange oppgaver som konkurrerer om oppmerksomheten. Sameiet Inndalsveien løste dette på rekordtid – uten å bytte en eneste leverandør – med hjelp fra Really!.
32 000
spart i årlige driftskostnader
13%
reduksjon i løpende avtalekostnader
10 stk.
serviceavtaler gjennomgått og revidert
2 uker
fra oppstart til alle avtaler var på plass
Litt om Sameiet Inndalsveien
Sameiet Inndalsveien er et eierseksjonssameie med 80 boliger i Bergen. Styret har ansvar for fellesarealer, tekniske anlegg og drift av bygget – inkludert løpende serviceavtaler med en rekke leverandører.
Over tid hadde avtalemassen hopet seg opp. Avtalemassen manglet en felles oversikt og struktur, og ingen hadde full oversikt over hva sameiets samlede avtalemasse kostet – og hva den burde koste.
Serviceavtaler støver i styreskuffen – det er ikke latskap, det er systemsvikt
Som Really! beskriver i bloggposten "Dette bør du vite som styreleder i borettslaget", er det fort gjort at løpende avtaler blir liggende bortgjemt litt for lenge. I havet av potensielle leverandører er det krevende å finne den rette som har de beste vilkårene – og veien fra behov til ny avtale kan være lang og stjele unødvendig mye tid fra hverdagen.
Det skyldes ikke manglende kompetanse – styret kan eiendomsdrift. Det skyldes rett og slett at det ikke fantes et godt system. Et godt system gjør det enkelt, trygt og effektivt å følge opp – og det er kjernen i verdien Really! gir.
Samtidig er ansvaret reelt: styremedlemmer kan bli personlig ansvarlige dersom lovpålagte kontroller ikke gjennomføres. Brannalarmanlegg, slokkeutstyr og rømningsveier skal sjekkes jevnlig – og manglende dokumentasjon er et problem i seg selv. Tall fra DSB viser at en tredel av boligbrannene i Norge oppstår i boligblokker – noe som understreker hvor viktig det er å ta dette arbeidet på alvor.
For Sameiet Inndalsveien betød dette at det ikke fantes et enkelt system for å fange opp avvik i lovpålagte kontroller – og ingen hadde full oversikt over de betalte markedsprisene for tjenestene sine.
En dedikert rådgiver tok det tunge løftet – prosessen var enkel fra start til slutt
Sameiet Inndalsveien ble koblet til en dedikert rådgiver fra Really!, og arbeidet ble gjennomført i tett samarbeid med denne rådgiveren, noe som sikret en smidig prosess med minimal tidsbruk og involvering fra sameiets side.
Et sentralt poeng: sameiet trengte ikke å bytte en eneste leverandør. Really!-plattformen gjør det mulig å samle alle eksisterende serviceavtaler på ett sted og ta med seg leverandørene man allerede har på plattformen. Sameiet inviterte selv inn leverandørene de ønsket å ha med i konkurransen – noe som ga full kontroll og fleksibilitet gjennom hele prosessen.
Forespørsler ble sendt ut digitalt, tilbud kom inn strukturert og sammenlignbart på samme plattform, og beslutningene ble tatt av styret – på et langt bedre grunnlag enn før. Really!-plattformen gjør det enkelt å hente inn flere tilbud på én gang – noe som åpner for enkel reforhandling av eksisterende avtaler.
Avtalene som ble gjennomgått:
- Heis
- Lekeplasskontroll
- Renhold
- Låsesystemer og låsing
- Vedlikehold av grøntanlegg
- Elektro
- Vaktmestertjenester
- Sprinkleranlegg
- Vedlikeholdsservice av Teknisk rom
- Alarmoverføringer
Mer enn en anskaffelsesprosess – løpende avtaleforvaltning i hverdagen
Really! er ikke bare et verktøy for å hente inn tilbud og reforhandle avtaler. Sameiet Inndalsveien bruker plattformen aktivt i hverdagen – til å sende meldinger til leverandører, motta og lagre dokumenter og servicerapporter. Alt på ett sted.
En stor fordel som ikke må undervurderes: all historikk lagres automatisk i systemet. Mange sameier lagrer dokumenter manuelt på webhotell eller i styreportaler – noe som fort blir fragmentert og tungvint å holde oppdatert. Med Really! skjer dette automatisk, noe som øker tryggheten for god drift og effektiviserer arbeidet for styret betraktelig.
Før Really!
Med Really!
"På et par uker fikk vi revidert alle serviceavtalene våre, avdekket avvik i lovpålagte kontroller og sikret bedre kontraktsvilkår. Vi har oppnådd prisreduksjon og en langt mer effektiv avtalehåndtering."
Petter Tran Styremedlem, Sameiet Inndalsveien32 000 kr spart – og full kontroll på avtalemassen
Resultatet av gjennomgangen var 32 000 kr i reduserte årlige driftskostnader – en besparelse på 13%. For et sameie med 80 boliger er ikke det småpenger. For første gang hadde sameiet full oversikt over hva avtalemassen faktisk kostet – og hva markedet tar. Det ga grunnlaget de trengte for å forhandle.
Med Really! sin plattform og en dedikert rådgiver ble hele prosessen gjennomført på to uker – uten at det gikk på bekostning av styrets tid. Alle avtaler, servicerapporter og dokumenter ligger nå digitalt og tilgjengelig på ett sted – og all historikk lagres automatisk. Neste styre arver ikke et rotete filarkiv, de arver en komplett, oppdatert historikk.
Kanskje det viktigste funnet var likevel et annet: gjennomgangen avdekket at enkelte lovpålagte kontroller ikke var gjennomført som de skulle. Dette er avvik som kan gi styremedlemmer personlig ansvar – og som nå er identifisert og fulgt opp.
Bare begynnelsen
Sameiet Inndalsveien har nå en komplett digital avtaleoversikt. Alle serviceavtaler er tilgjengelige på plattformen med dokumentasjon, forfall og kontaktinformasjon. Som Really! beskriver i sin blogg: ingen trenger lenger å få den gamle styrepermen kastet i fanget, stappfull av dokumenter ingen har oversikt over. Neste styreperiode arver ikke en perm – de arver et system.