Fra direktekjøp til 38% prisforskjell i markedet
I eiendomsbransjen skjer 70% av alle innkjøp uten konkurranse. Propcap var intet unntak – inntil de begynte å la markedet sette prisen.
1,3 mill.
kr spart – på bare 10 konkurranser
16%
billigere enn direkte bestilling fra én leverandør
38%
typisk prisforskjell mellom leverandører
40%
reduksjon i administrasjonstid
Hvem er Propcap?
Propcap er et privat eiendomsselskap som forvalter en portefølje på 260 000 kvadratmeter fordelt på 50 bygg. De kjøper inn eiendomstjenester for 150 millioner kroner i året – alt fra vedlikehold og håndverk til tekniske installasjoner på tvers av hele porteføljen.
Over tid hadde de bygget opp et solid nettverk av leverandører de stolte på. Men uten et strukturert system for å sette disse opp mot hverandre, ble det aldri konkurranse.
Da Really! kom inn i bildet, var valget enkelt.
Ingen visste om de betalte riktig pris
I eiendomsbransjen er direkteanskaffelser normen. En kjent leverandør ringer; jobben må gjøres, og det er ikke tid til å innhente tre tilbud manuelt.
For Propcap betød dette at prisene aldri ble testet mot markedet. Halvparten av alle kjøp i bransjen mangler riktig dokumentasjon, og uten et felles system for innhenting og sammenligning av tilbud er det umulig å vite om man betaler markedspris eller ikke.
I tillegg ga den manuelle prosessen dårlig kontroll over dokumentasjonen – noe som skaper utfordringer når man skal følge opp leverandører og ta gode beslutninger over tid.
Problemet er ikke at eiendomsselskaper er sløsete – det er at konkurranse krever system. Og systemet koster mer tid enn folk har.
Konkurranse ble like enkelt som et direktekjøp
Med Really! fikk Propcap en plattform der innhenting av konkurransedyktige tilbud ikke er mer tidkrevende enn å sende én e-post. Forespørsler sendes digitalt til flere leverandører samtidig, tilbud samles og sammenstilles automatisk, og beslutningen tas på et dokumentert grunnlag.
For Propcap handlet det ikke om å endre hele innkjøpsstrategien – men om å fjerne friksjonspunktet som gjorde at konkurranse ikke lot seg gjøre i praksis.
Før Really!
Én leverandør, ingen sammenligning
Ukjent om prisen var markedspris
Ingen dokumentasjon på valget
Tidkrevende å innhente tilbud manuelt
Dårlig grunnlag for leverandørdialog
Med Really!
3,2 tilbud per oppdrag i snitt
Markedspris dokumentert hver gang
Fullt revisjonsspor og begrunnelse
Ting som tok en uke tar nå en dag
Bedre grunnlag for budsjett og dialog
Oppsett og tilpasning
Really! ble konfigurert for Propcaps leverandørbase og eiendomsportefølje. Eksisterende leverandører ble lagt inn, og plattformen ble tilpasset Propcaps innkjøpsmønster uten behov for langvarig implementering.
Digitale konkurranser på hvert oppdrag
I stedet for direkte tildeling sendes forespørslene samtidig til flere leverandører. Tilbud innhentes, sammenlignes og tildeles – alt på én plattform. AI-støttet tilbudssammenligning gjør det enkelt å se forskjeller i pris, omfang og forutsetninger. Ting som før kunne ta en uke kan nå gjøres på en dag.
Full oversikt og dokumentasjon
Alle innkjøp loggføres med tilbudshistorikk og begrunnelse for valget. Propcap har fått bedre kontroll over dokumentasjonen og full sporbarhet på tvers av porteføljen – noe som gir et helt annet grunnlag for leverandørdialog, budsjettplanlegging og fremtidige innkjøp.
"På under tre måneder har vi redusert tiden brukt på innkjøpsadministrasjon med 40 prosent. Integrasjonen mot vårt FDV-system har fjernet dobbeltføring og gitt oss en langt bedre oversikt over kostnadsbildet."
Karl Edvin Lysne Forvaltningsleder & Partner, Propcap
Markedet leverte – og prisen falt
Allerede i en tidlig fase, med 10 gjennomførte konkurranser og 48 prisforespørsler, er effektene tydelige. For et selskap som kjøper inn eiendomstjenester for 150 millioner kroner i året, er dette bare starten.
Den typiske prisforskjellen mellom laveste og høyeste tilbud er 38%. Den realiserte prisreduksjonen i konkurranser så langt er 23%, og den antatte minimumsbesparelsen i fremtidige konkurranser er 16%. Med 3,2 tilbud per oppdrag i snitt er konkurransen reell – ikke bare på papiret.
Det kanskje viktigste er ikke bare kroner spart – men at Propcap nå vet hva markedet faktisk tar. Det gir et helt annet grunnlag for leverandørdialog, budsjettplanlegging og fremtidige innkjøp.
1,3 mill. kr
realisert besparelse sammenlignet med høyeste innkomne tilbud – i løpet av bare de første månedene
Slik utviklet det seg
Oppstart
Plattformen går live
Really! konfigureres for Propcaps leverandørbase. Hele det eksisterende leverandørnettverket legges inn og er klart til konkurranse – på bare 14 dager.
Første fase
Konkurransene starter
I stedet for direktekjøp sendes forespørsler videre til flere. Tilbud sammenlignes digitalt for første gang.
3,2 tilbud per oppdrag i snitt
Etter 10 konkurranser
Besparelsene er reelle
Prisforskjellene er store og dokumenterte. Propcap vet nå hva markedet faktisk tar.
1,3 mill. kr spart
Potensialet er bare så vidt sett
Med 10 konkurranser gjennomført er Propcap i startfasen. Jo bredere plattformen brukes på tvers av porteføljen – jo større blir den akkumulerte effekten.
Propcap har nå et system som gjør konkurranse like enkel som et direktekjøp – og det er det som avgjør om gevinsten faktisk realiseres i praksis.
Les også
Stavanger kommune
Gjennomførte over 2 000 innkjøp og dokumenterte 12 mill. kr i unngåtte kostnader.
12 mill.
kr spart
2 000+
innkjøp
42%
prisforskjell