De fleste eiendomssjefer vet at innkjøp tar tid. Færre ser hva det faktisk koster når bestillinger gjøres uten oversikt, historikk og sporbarhet.
Kostnaden er ikke bare administrasjon. Den ligger i høyere priser, svakere kontroll, større risiko og en organisasjon som blir avhengig av enkeltpersoner.
Her er fem tegn på at innkjøpsprosessen din koster mer enn den burde.
I mange eiendomsorganisasjoner skjer innkjøp på flere steder samtidig. En driftsleder ringer en leverandør. En annen sender en e-post. Noen bruker en kontakt de har hatt tidligere.
Det fungerer i øyeblikket. Problemet oppstår over tid.
Når du ikke har oversikt over hvem som bestiller hva, mister du kontroll over både leverandørvalg, priser og historikk. Du får heller ikke noe grunnlag for å forbedre innkjøpene.
Det gjør det vanskelig å styre, ikke bare å administrere.
Hva kjennetegner en bedre praksis?
| Alle bestillinger går gjennom én felles inngang. Ikke for å gjøre det mer komplisert, men for å sikre at alt faktisk blir registrert og kan følges opp. |
En forespørsel sendes på e-post. Avklaringer tas på telefon. Tilbud kommer i flere tråder. Noe blir avtalt muntlig.
Dette er vanlig i mange virksomheter. Men det skaper et problem når du trenger oversikt i etterkant.
Hva ble egentlig avtalt? Hvilke forutsetninger lå til grunn? Hvem godkjente hva?
Når kommunikasjonen ikke er samlet, øker risikoen for misforståelser, tvister og manglende dokumentasjon ved revisjon.
Hva kjennetegner en bedre praksis?
| All dialog, alle avklaringer og alle vedlegg er samlet på ett sted. Da kan hvem som helst få oversikt over hva som er gjort, også i etterkant. |
Dette er et av de vanligste problemene vi ser.
Rammeavtaler ligger spredt i e-poster, mapper eller hos enkeltpersoner. Når noen skal sjekke om en leverandør er på avtale, tar det tid. Noen ganger finner man ikke svaret i det hele tatt.
Konsekvensen er enkel: Man kjøper utenfor avtale, enten fordi man ikke vet at den finnes, eller fordi man ikke vet hva den inneholder.
Over tid gir dette dårligere betingelser, svakere etterlevelse og mindre kontroll.
Hva kjennetegner en bedre praksis?
| Alle avtaler er samlet og søkbare. Det er tydelig hva som gjelder og hvem som skal brukes. |
Små prisavvik virker ubetydelige enkeltvis. Men når de skjer ofte, over mange eiendommer og leverandører, blir det en reell kostnad.
Vi ser ofte at avtaler som ikke følges opp jevnlig gradvis mister konkurransekraft. Samtidig varierer reguleringer og betingelser mellom leverandører.
Problemet er ikke at prisene endrer seg. Problemet er at du ikke har datagrunnlag til å oppdage det.
Da blir det også vanskelig å forhandle, bytte leverandør eller stille krav.
Hva kjennetegner en bedre praksis?
| Historikk på innkjøp gjør det mulig å sammenligne priser over tid. Da kan du faktisk se hvor du taper penger. |
Dette er ofte det tydeligste tegnet.
Når en eiendomssjef eller forvalter slutter, forsvinner også oversikten. Hvem er leverandørene? Hva er avtalt? Hva har fungert og ikke fungert?
Hvis svaret ligger i e-poster og i hodet til personen som slutter, har du et strukturelt problem.
Konsekvensen er lang oppstartstid, feil i overgangsfasen og behov for å bygge opp relasjoner på nytt.
Hva kjennetegner en bedre praksis?
| All historikk, kommunikasjon og avtaler er dokumentert og tilgjengelig. Rollen kan overtas uten at man starter på nytt. |
Mange virksomheter har god kontroll på de store anskaffelsene. Der finnes det struktur, prosesser og tydelige krav.
De små og løpende innkjøpene faller derimot ofte mellom strategi og drift. De er for mange til å styres manuelt og for små til å få samme oppmerksomhet.
Det er nettopp her mye av kostnaden oppstår.
En god innkjøpsprosess handler ikke om mer byråkrati. Den handler om å gjøre det enkelt å gjøre ting riktig.
De som bestiller skal ikke bruke mer tid. De skal bruke riktige verktøy, slik at sporbarhet og dokumentasjon skjer automatisk.
Prosessen må fungere både for en enkel direktebestilling og for en større konkurranse mellom flere leverandører.
Stavanger kommune er et godt eksempel. De håndterer innkjøp fra over 500 tjenesteleverandører på tvers av eiendommene sine. Med Really! integrert i FDV-systemet har de fått full oversikt over bestillinger, avtaler og kommunikasjon.
|
"Really! sitt verktøy forbedrer innkjøpsprosessene ved å automatisere og forenkle arbeidsflyten. Vi får bedre kontroll og oversikt over anbudsprosessene samt betydelig bedre kommunikasjon med leverandørene." – Bård-Ove Pedersen, Seksjonssjef Formålsbygg, Stavanger kommune |
Kjenner du deg igjen i noe av dette?
Hvis du svarer ja på flere av disse, bruker virksomheten din sannsynligvis mer tid og penger på innkjøp enn nødvendig.
Book en demo på 20 minutter og se konkret hvordan Really! løser sporbarhet, avtalekontroll og leverandørstyring i én plattform.